REFERENCE

Hidria d.o.o.: Od fizične dokumentacije do učinkovitega digitalnega upravljanja informacij

V podjetju Hidria d.o.o. upravljajo obsežno količino dokumentacije in številne kompleksne delovne tokove. Pred uvedbo rešitev v okolju M-Files so poslovne enote produktno dokumentacijo upravljale na različne načine, v proizvodnji pa je bila dokumentacija še vedno v veliki meri v fizični obliki.

Dodaten izziv je predstavljalo fizično podpisovanje dokumentov. Zaradi več lokacij in zahtevnih pravil podpisovanja je bilo treba dokumente pošiljati med lokacijami, pri čemer je obstajalo tudi tveganje izgube ali zamenjave dokumentov. Sodelovanje podpisnikov iz sedeža lastnikov podjetja Hidria d.o.o. v Madridu je proces še dodatno oteževalo.

V sodelovanju s podjetjem 360ECM d.o.o. je Hidria d.o.o. v okolju M-Files vzpostavila rešitve za celovitejše upravljanje dokumentov in delovnih tokov.

Ena ključnih rešitev je PIMS (Product Information Management System), ki povezuje M-Files z ERP-sistemom Infor LN in MES-sistemom Proinfo. PIMS omogoča enotno upravljanje produktne dokumentacije ter njeno povezovanje z artikli, operacijami tehnoloških postopkov in stroji.

Od uvedbe leta 2021 je bilo v sistem prenesenih že več kot 15.000 dokumentov, PIMS pa uporablja približno 1.300 uporabnikov, povezanih s proizvodnjo.

Vzpostavljen je bil tudi e-podpis z e-arhivom, ki omogoča digitalizacijo procesa od priprave dokumenta do njegovega podpisa in arhiviranja. Pravila podpisovanja so vključena neposredno v delovne tokove, kar zagotavlja bolj pregleden proces in zmanjšuje možnost napak.

Digitalizacija je v podjetju Hidria d.o.o. prinesla pomembne izboljšave pri upravljanju informacij in dokumentacije:

Produktna dokumentacija je zbrana in dostopna na enem mestu.
Proizvodnja je na približno 70 delovnih mestih opustila fizične mape produktne dokumentacije.
Dokumentov ni več treba fizično distribuirati med lokacijami in službami.
Čas od predaje dokumenta v podpis do arhiviranja se je v nekaterih primerih zmanjšal za približno 80 %.
Izboljšala se je kakovost podatkov zaradi natančnejšega povezovanja dokumentov s poslovnimi objekti.
E-arhiviranje je odpravilo potrebo po fizičnih kopijah približno 50.000 vhodnih in 15.000 izhodnih računov letno.
V enem sistemu so zbrani tudi drugi ključni dokumenti, med drugim nabavne in prodajne pogodbe ter sistemska dokumentacija.

Rešitve M-Files danes predstavljajo pomemben del digitalnega upravljanja dokumentacije v podjetju Hidria d.o.o. in podpirajo delo uporabnikov tako v režijskih službah kot v proizvodnji.

»Sistem nam je omogočil poenotenje upravljanja produktne dokumentacije, ki so jo poslovne enote pred tem vodile na različne načine. Dokumenti so zdaj dostopni na enem mestu, kar poenostavlja delo režijskih služb in proizvodnje. Z e-podpisom smo čas od predaje dokumenta v podpis do arhiviranja v nekaterih primerih skrajšali za približno 80 %, hkrati pa odpravili potrebo po fizični distribuciji dokumentov.«
— Aleš Bremec, Direktor digitalizacije in korporativnega sistema vodenja Hidria d.o.o.